Nutzungshinweise zum KI-Matching

Fassung 1.5 vom 25.10.2026

Status: Diese Hinweise gelten für das KI-Matching. Die Funktion ist seit dem 26.07.2026 verfügbar; Voraussetzung ist eine aktive Stellenanzeige. Interview-Anfragen sind je nach Stellenanzeigen-Paket enthalten oder werden einzeln mit Credits (virtuellem Guthaben) bezahlt.

Für Arbeitgebende, die das KI-Matching einsetzen. Nach Art. 26 der KI-Verordnung bist du beim Einsatz dieses Systems Betreiber und trägst eigene Pflichten. Diese Hinweise geben dir die Informationen, die du dafür brauchst.

Ab wann das gilt: Die Betreiberpflichten aus Art. 26 (Kapitel III Abschnitt 3) greifen für Hochrisikosysteme nach Anhang III erst ab dem 02.12.2027 (Art. 113 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744). Bis dahin sind diese Hinweise Vorbereitung: sachlich schon jetzt die richtige Handhabung, rechtlich verpflichtend ab diesem Termin.

Anbieter: Actilize UG (haftungsbeschränkt), Am Isarkanal 24, 81379 München
System: KI-gestütztes Matching von Stellenanzeigen und Kandidatenprofilen
Einstufung: Hochrisiko-KI-System, Anhang III Nr. 4a

1) Wofür das System gedacht ist

Das Matching schlägt dir zu einer deiner Stellenanzeigen Kandidatenprofile vor und sortiert diese nach einem Punktwert. Es ist eine Vorschlagsfunktion neben deinen übrigen Wegen, nicht deren Ersatz: Du kannst weiterhin selbst suchen, und Kandidat:innen können sich unabhängig davon direkt auf deine Anzeige bewerben.

Derselbe Punktwert an Bewerbungen: Bei Anzeigen mit bezahltem Paket oder dem Upgrade „Matching mit Interview-Anfragen“ zeigt dir die Kandidat:innen-Seite zu jeder eingegangenen Bewerbung denselben Punktwert mit Aufschlüsselung, sobald du diese Hinweise bestätigt hast, und du kannst die Karten danach sortieren. Sortieren ist eine Option, keine Voreinstellung; keine Bewerbung wird dadurch ausgeblendet. Solange eine Bewertung noch aussteht, zeigt die Karte keinen Wert. Steht dort „Kein Match-Score“, sagt das nichts über die Eignung: Dann lag kein veröffentlichtes Profil vor, oder die Person hat der KI-Bewertung widersprochen — welcher Grund zutrifft, zeigen wir nicht.

Wofür es nicht gedacht ist: Es trifft keine Einstellungsentscheidung und ersetzt kein Auswahlgespräch. Die Reihenfolge ist ein Vorschlag, der deine eigene Prüfung unterstützt — kein Urteil über die Eignung einer Person und nicht dafür bestimmt, als alleinige Grundlage einer Ablehnung zu dienen.

2) Wie der Punktwert zustande kommt

Zweistufig:

Vorauswahl ohne KI. Verglichen werden ausschließlich Angaben aus deiner Anzeige mit Angaben aus dem Profil: Sprache, Wochenstunden, Anstellungsart, Arbeitsform, Kundentermine vor Ort und Entfernung. Wer hier nicht passt, erscheint nicht — ohne dass ein Modell beteiligt ist.
KI-Bewertung. Für die verbleibenden Paare ermittelt ein Sprachmodell Befunde: Wie ähnlich sind die Jobtitel, welche geforderten Fähigkeiten sind abgedeckt, wie relevant ist die Berufserfahrung. Die Punkte selbst berechnet unser eigener Code nach festen Gewichten, nicht das Modell.

Den stärksten Einfluss haben die geforderten Fähigkeiten, gefolgt von der Relevanz der Berufserfahrung, den Pflichtanforderungen und der Ähnlichkeit des Jobtitels. Geringeren Einfluss haben Tätigkeitsfeld, Branche, Entfernung, Aktivität auf der Plattform, ein vorhandenes Profilvideo und eine bestehende Mitgliedschaft. Die vollständige Aufschlüsselung siehst du zu jedem Vorschlag im Punktwert-Tooltip.

Das Modell kann niemanden entfernen. Fehlende Pflicht-Fähigkeiten oder fehlende Berufsjahre kosten Punkte und führen zu einem schlechteren Rang, nie zum Ausschluss.

3) Was du beeinflussen kannst

Entfernung: Du wählst in der Anzeige, welcher Umkreis berücksichtigt wird. Kandidat:innen geben ebenfalls an, wie weit sie pendeln möchten; es gilt die strengere der beiden Angaben.
Anforderungen: Welche Fähigkeiten Pflicht sind und wie viele Jahre du erwartest, legst du in der Anzeige fest — das wirkt unmittelbar auf die Punktwerte.
Je genauer deine Anzeige, desto besser das Ergebnis. Unvollständige Anforderungen führen zu unschärferen Vorschlägen.

4) Deine Pflichten als Betreiber (Art. 26)

Menschliche Aufsicht: Prüfe jeden Vorschlag selbst, bevor du jemanden kontaktierst. Schaltest du für eine Anzeige den Auto-Modus ein, sendet die Plattform Interview-Anfragen an Profile ab einem festen Mindest-Punktwert ohne deine Einzelprüfung. Deine Aufsicht besteht dann darin, den Modus bewusst einzuschalten — dafür bestätigst du vorher einmalig diese Hinweise —, das Protokoll der Anzeige und den wöchentlichen Bericht zu lesen und ihn abzuschalten, sobald dir etwas auffällt. Der Auto-Modus übernimmt außerdem Vorschläge des Bewerber-Boosts für Titel, Text und Adresse deiner Anzeige (nur solche ohne offene Angaben); prüfe diese Änderungen im Protokoll der Anzeige und passe sie an, wenn sie nicht zu dir passen. Der Punktwert ist ein Hinweis, kein Urteil. Betraue mit dieser Aufgabe Personen, die dafür fachlich geeignet sind und die nötige Befugnis haben.
Keine Entscheidung allein auf Basis des Punktwerts. Nutze ihn als eine von mehreren Informationsquellen.
Beobachtung: Fallen dir Auffälligkeiten auf — etwa systematisch unplausible Bewertungen oder ein Muster, das auf Benachteiligung hindeutet —, setze die Nutzung aus und informiere uns unverzüglich (Kontakt unten). Hast du Grund zu der Annahme, dass der bestimmungsgemäße Einsatz ein Risiko im Sinne von Art. 79 Abs. 1 birgt — also für Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte —, verlangt Art. 26 Abs. 5 zusätzlich die unverzügliche Meldung an die zuständige Marktüberwachungsbehörde. In Deutschland ist das in der Regel die Bundesnetzagentur, die nach dem KI-Durchführungsgesetz zugleich zentrale Anlauf- und Beschwerdestelle ist; für einzelne Bereiche — etwa beaufsichtigte Finanzinstitute — kann eine fachlich zuständige Behörde an ihre Stelle treten.
Information der betroffenen Personen: Triffst du mithilfe des Systems Entscheidungen über natürliche Personen oder unterstützt es solche Entscheidungen, musst du die Betroffenen darüber informieren, dass ein Hochrisiko-KI-System eingesetzt wird (Art. 26 Abs. 11).
Protokolle aufbewahren: Automatisch erzeugte Protokolle, die deiner Kontrolle unterliegen, sind mindestens sechs Monate aufzubewahren, soweit nichts anderes vorgeschrieben ist (Art. 26 Abs. 6). Die Protokolle des Matchings selbst führen wir; bei dir entstehen sie nur, soweit du Ergebnisse in eigene Systeme übernimmst.
Information der Beschäftigten: Setzt du das System im Beschäftigungskontext ein, informiere vorab die betroffenen Beschäftigtenvertretungen und Beschäftigten (Art. 26 Abs. 7).
Datenschutz: Für deine eigene Verarbeitung der angezeigten Profildaten bist du verantwortlich. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung für deinen Einsatz kann erforderlich sein; die Angaben in diesen Hinweisen darfst du dafür verwenden (Art. 26 Abs. 9).

5) Grenzen und bekannte Schwächen

Nicht jedes Profil enthält Erfahrungsangaben. Viele Kandidat:innen haben keine Tätigkeitsbeschreibung zu ihren Erfahrungen unter „Meine Geschichte“ hinterlegt — dann fehlt dem Modell diese Grundlage, und die Bewertung beruht auf Berufsbezeichnung, Tätigkeiten und Fähigkeiten. Ein niedriger Punktwert kann daran liegen und nicht an der Eignung der Person.
Sprachmodelle irren. Eine geforderte Fähigkeit kann unerkannt bleiben, wenn sie im Profil ungewöhnlich benannt ist. Deshalb schließt ein niedriger Rang niemanden aus.
Die Reihenfolge ist keine Rangliste der Qualifikation. Sie ist eine Passung zu dieser Anzeige. Dieselbe Person kann anderswo ganz vorn stehen.
Keine Aussage über Persönlichkeit. Das System bewertet keine charakterlichen Eigenschaften und trifft keine Vorhersage über Arbeitsverhalten.

6) Welche Daten verarbeitet werden

An den KI-Anbieter (OpenAI Ireland Ltd.) gehen ausschließlich: interne Kennnummern, Profiltyp, Berufsbezeichnung, Tätigkeitsfelder, Wunsch-Jobtitel, Tätigkeiten, Erfahrungsberichte, Aus- und Weiterbildungen, Fähigkeiten mit Jahren, Wunschbranchen. Nicht übermittelt werden Name, Anschrift, Foto, Video, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Gehaltsvorstellungen und Hobbys. Freitextfelder werden vor der Übermittlung zusätzlich auf Angaben geprüft, die hier nicht hingehören — etwa Telefonnummern oder Namen Dritter; Treffer werden entfernt. Die Nutzung zum Modelltraining ist vertraglich ausgeschlossen.

Kandidat:innen können dem Matching jederzeit widersprechen — über einen Schalter in ihren Kontoeinstellungen im Bereich Datenschutz. Die bei uns gespeicherten Bewertungen und KI-Zusammenfassungen werden dann sofort gelöscht, und die Person erscheint in keiner Vorschlagsliste mehr. Was zuvor an den KI-Anbieter übermittelt wurde, unterliegt dem mit ihm geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag und wird nicht zum Training verwendet; Sicherungskopien laufen nach ihrem eigenen Zyklus aus.

7) Aufsicht, Abschaltung, Kontakt

Wir können das Matching plattformweit abschalten. Geschieht das, entfallen Bewertung, Auslieferung und Kontaktaufnahme gleichzeitig — bereits versandte Interview-Anfragen bleiben davon unberührt.

Auffälligkeiten, Rückfragen und Beschwerden: [email protected]. Eine Meldung nach Art. 26 Abs. 5 geht zusätzlich an die zuständige Marktüberwachungsbehörde, nicht ersatzweise an uns (siehe Ziffer 4).